Assemblée générale · fédération · association
Votre assemblée générale en direct, suivie par tous vos membres
Une information égale pour chaque membre, une participation facilitée, et des échanges dont il reste une trace ordonnée. Voici comment nous accompagnons les fédérations, associations et entreprises pour leurs assemblées.
Votre enjeu
Permettre à chaque membre de participer, où qu'il se trouve
Vos membres sont dispersés, la salle est limitée, et pourtant l'assemblée doit informer chacun de la même manière. Faire venir tout le monde coûte cher, et renoncer à une partie de l'audience affaiblit la légitimité des décisions.
Une assemblée diffusée résout cette équation : les membres présents vivent la séance dans la salle, les membres distants la suivent en direct avec la possibilité de poser leurs questions, et tous disposent ensuite du replay.
C'est le besoin auquel répond meeting.digital : un accès en deux gestes, un lien et un mot de passe, et une séance dont chaque échange est tracé.
Nous accompagnons notamment les fédérations et associations, les mutuelles et les assureurs, les ordres professionnels, les coopératives, les syndicats professionnels et les sociétés pour leurs assemblées d'actionnaires.
L'accompagnement
Un dispositif complet, un interlocuteur unique
Images Pro conçoit et opère l'ensemble : la captation de la séance, la plateforme de diffusion, la modération des questions et les livrables qui appuient votre compte rendu.
Préparer la séance
Page d'accès aux couleurs de votre organisation, emails d'accès et de rappel aux membres en relais de la convocation, choix des consultations prévues à l'ordre du jour, et répétition générale en conditions réelles.
Veiller sur le Direct
Captation de la séance, lancement du Direct au moment choisi, questions des membres relues et transmises au bureau, consultations affichées en temps réel, et compteur de connectés sous les yeux de vos équipes.
Appuyer le compte rendu
Replay disponible dès la fin de la séance, statistiques d'audience, et export Excel horodaté de toutes les questions avec leur statut, en appui de votre compte rendu.
Ce que le dispositif garantit
La traçabilité, au cœur de la séance
Chaque question posée pendant la séance est enregistrée avec son horodatage, le nom de son auteur et son statut : publiée, transmise au bureau, ou conservée en réserve. Rien ne se perd, y compris les questions qui n'ont pas été traitées en séance et qui méritent une réponse écrite.
Les résultats des consultations menées en direct sont conservés avec le nombre de votants, et les statistiques d'audience disent qui a suivi la séance et pendant combien de temps. Autant d'éléments factuels au service de votre compte rendu.
Pendant la séance
Les fonctions qui comptent pour une assemblée
Questions modérées
Les questions des membres passent par une file de modération avant d'atteindre le bureau ou le salon public. La parole circule, la séance garde son ordre du jour.
Consultations en direct
Des consultations indicatives s'affichent en surimpression et leurs résultats se dessinent en temps réel. Pour le vote des résolutions, un accès nominatif et un vote sécurisé sont proposés en option, selon projet.
Compteur et statistiques
Le nombre de membres connectés s'affiche en temps réel pendant la séance, et les statistiques détaillées sont remises après, en appui de la participation constatée.
Replay et compte rendu
La séance est rejouable dès sa fin, à la même adresse, et l'export horodaté des questions nourrit le compte rendu sans travail de secrétariat supplémentaire.
En option, selon projet
Accès nominatif et vote des résolutions
Quand votre assemblée doit voter, la plateforme peut identifier chaque membre et recueillir son vote sur chaque résolution, pendant le Direct. Le dispositif se définit avec vous, selon vos statuts et le niveau de formalisme attendu.
Un accès nominatif pour chaque membre
- Lien personnel ou code à usage unique envoyé à chaque membre
- Connexion par votre annuaire d'entreprise, selon projet
- Liste des membres importée depuis votre fichier, avec collèges et droits de vote
- Émargement électronique horodaté et quorum calculé en temps réel
- Un seul accès actif par membre
Le vote des résolutions pendant la séance
- Résolutions ouvertes et fermées une à une par le président de séance
- Pour, contre ou abstention, un seul vote par membre
- Pouvoirs et voix pondérées pris en compte
- Résultats affichés à la clôture du scrutin, incrustés dans le Direct
- Votes horodatés et chiffrés, journal des opérations conservé
- Procès-verbal des votes et feuille de présence remis après la séance
- Archive non modifiable, consultable en cas de contestation
- Contrôle possible par votre commissaire de justice
La valeur juridique d'un vote à distance dépend de vos statuts et des textes qui régissent votre organisation. Pour les scrutins à bulletin secret, comme l'élection d'un bureau ou d'un conseil, qui relèvent de la recommandation de la CNIL sur le vote par correspondance électronique et d'une expertise indépendante, nous intégrons à votre plateforme une solution de vote spécialisée.
Pour y voir clair
Les questions que l'on nous pose
Peut-on organiser un vote à valeur juridique pendant le Direct ?
L'accès à la séance peut-il être nominatif ?
Nos membres peu à l'aise avec l'informatique pourront-ils suivre ?
Les questions des membres sont-elles conservées ?
Le replay de la séance est-il disponible ?
Combien de membres peuvent suivre l'assemblée en direct ?
Quel délai de préparation faut-il prévoir ?
Combien coûte la diffusion d'une assemblée générale ?
Et maintenant
Parlons de votre prochaine assemblée
Apportez votre ordre du jour : nous vous montrons la modération des questions, les consultations en direct et l'export remis après la séance, puis nous dessinons ensemble le dispositif adapté à vos statuts.